退職代行を使われたら？会社としてとるべき対応を解説
退職代行とは、退職を希望する従業員本人に代わって、会社へ退職の意思表示を行い、退職手続きを代行するサービスです。
退職代行を行っているのは、「弁護士事務所」「退職代行ユニオン」「民間の退職代行サービス」に
分けられ、その形態によって会社がどう対応をすべきかが異なります。
Point 1:退職代行の身元を確認する
退職代行からの連絡が来た場合、まず退職代行の身元を確認し、「弁護士事務所」「退職代行ユニオン」「民間の退職代行業者」のいずれにあてはまるのかを明らかにしましょう。
弁護士事務所や退職代行ユニオンからの電話であれば、名称や氏名を聞き、その存在を確かめ、あらためてこちらから電話をするといった確認作業が必要になります。
また、弁護士を名乗っているのなら正規の弁護士か、退職代行ユニオンなら、労働組合法における定義を満たした組織かを確認します。その上で、適切な対応をとることが重要です。
弁護士事務所や退職代行ユニオンの場合
弁護士は、依頼者に代わって各種の手続きや交渉を行う権利を持っています。弁護士は依頼者本人と同等の立場であり、正規の弁護士が業務として退職代行を行ったのであれば、それは従業員本人からの退職の意思表示です。そのため、会社側が「退職を認めない」などと反発したり、交渉を拒否したりすると、民法上の不法行為にあたる可能性があるため注意しなければいけません。
弁護士が退職代行を行う場合、基本的には退職を決定事項として、退職日の調整など必要な作業に入りましょう。なお、退職代行が退職代行ユニオンである場合も同様に、退職に必要な作業に入ります
民間の退職代行業者の場合
民間の退職代行業者は、弁護士のような代理人としての行為はできず、退職代行ユニオンのような団体交渉権も持っていません。そのため、会社に「依頼者の退職意向」を伝えることしかできず、依頼者の代理人としての要求や交渉を行うことは「非弁行為」にあたり、違法です。民間の退職代行業者からの要求に対しては、会社側は拒否することができます。
ですが、民間の退職代行業者を使っている時点で、依頼者との円滑な交渉を行うことは難しいため、強硬に拒絶するよりも、依頼者との橋渡し役と捉えて、円満退職に向けて行動するのが得策といえるでしょう
Point 2本人の意思確認を実施する
退職代行とのやりとりを進めるのと同時に、従業員本人の意思確認も必要です。非常に稀なことですが、第三者が嫌がらせの目的で退職代行を使っている場合が考えられるからです。
もちろん、退職代行を使っている時点で、従業員本人が電話やメールでの確認に応じてくれる期待感は薄いです。それでも可能性はゼロではないので、まずはこの方法を試しましょう。
また、退職代行がどのような形態であっても、退職代行の依頼を受ける際には、必ず委任状や従業員本人の身分証明書のコピーを作っているはずです。退職代行にそれらの書類について提示を求めれば、従業員本人からの依頼かどうか確認することができます。
本人が民間の退職代行業者を利用してまで退職したいと考えているのであれば、社内で何か問題（労働条件の相違、サービス残業、ハラスメントなど）があった可能性もありますので、労務上の問題点がなかったかの確認が必要です。
まずは、民間の退職代行業者に対して「実際に本人が退職を希望しているか確認が取れない限り、認めることはできない」と伝え、「退職届」を直接、郵送するよう求めてはいかがでしょうか。それでも、民間の退職代行業者が拒否したり、有給休暇や残業代の支払い等を請求してきた場合は「本人の申出でなければ答えられない」と明確に伝え、牧江＆パートナーズにご相談ください。
